כפי שכתבנו בפתח הספר, בבסיס התוכנית ניצבת תפיסת המנהיגות המערכתית, כלומר התייחסות למנהיגות כתכונה של מערכת ולא (רק) של יחידים, ומכאן חשיבותה של קבוצה הפועלת יחד לטובת מימוש משימת "ישראל דיגיטלית". תפיסת זו משפיעה על הרכב הקבוצה ועל בחירת המשתתפים. מעבר למרכיבים האישיותיים הנדרשים מכל מי שמשתתף בתוכנית מנהיגות קלאסית, הבאנו בחשבון את אתגר "ישראל דיגיטלית" ובנינו קבוצה שהרכבה הטרוגני ורחב ככל האפשר: נציגים של השלטון המרכזי (משרדי מטה ומשרדי ביצוע), השלטון המקומי, החברה האזרחית, אנשי טכנולוגיה ואנשי תוכן ומדיניות.
הרכב הקבוצה בתוכנית הממשלתית
-
רשויות וארגונים: 75% מהמשתתפים הם מהשלטון המרכזי ו-25% הם מארגוני המגזר השלישי ומהשלטון המקומי (על הארגון לשלוח את נציגיו ולצרף מכתב המלצה לנציגים ממנכ"ל הארגון).
< לקריאה נוספת
-
ייצוג משרדי ביצוע: ההתייחסות היא למשרדי הביצוע המובילים את השינוי הדיגיטלי הלכה למעשה. במחזור הראשון השתתפו "משרדי המטרה", המופיעים בהחלטות הממשלה של "ישראל דיגיטלית" ושגובשה בהם תוכנית אסטרטגית דיגיטלית, לרבות כניסה של מוביל תוכניות דיגיטלי המלווה את הטמעת התוכנית: נציגים של משרד ראש הממשלה, של משרדי האוצר, המשפטים, הבריאות, הרווחה, הכלכלה (הסוכנות לעסקים קטנים) והחינוך, ושל רשות התקשוב ובתוכה גם ממשל זמין. במחזור השני נוספו משרד הפנים, רשות המיסים, ביטוח לאומי, נציבות שירות המדינה, הלשכה המרכזית לסטטיסטיקה, הכנסת והמשרד לשוויון חברתי ("ישראל דיגיטלית").
-
ייצוג משרדי מטה: ההתייחסות היא למשרדי מטה המשפיעים על קידום המדיניות הדיגיטלית ובראשם משרד המשפטים (ייעוץ וחקיקה והרשות למשפט וטכנולוגיה), משרד האוצר (אג"ת, חשכ"ל רכש) ונציבות שירות המדינה (הכשרות הון אנושי, המדרשה).
-
נציגי השלטון המקומי והמגזר השלישי: כאן הושם דגש על משתתפים וארגונים המביאים מצוינות דיגיטלית ויכולים לתרום למהלך הדיגיטציה הממשלתי בזכות ניסיונם, הישגיהם ותפקידם. בתוכנית הממשלתית השתתפו עד כה 2 נציגים מהשלטון המקומי בכל מחזור ו-4–6 נציגים מהמגזר השלישי. בתוכנית לשלטון המקומי השתתפו 3 נציגים מהממשלה ו-2 נציגים מהמגזר השלישי.
-
ייצוג מגזרים: במחזור הראשון לא הוגדר רשמית אחוז האוכלוסיות המיוחדות (ערבים, חרדים, יוצאי אתיופיה, בעלי מוגבלויות) בתמהיל התוכנית, אך נעשה ניסיון לבנות קבוצה מגוונת מבחינה זו, בין שמדובר בארגונים המזוהים עם מגזר שהוא מיעוט ובין שמדובר בבכיר המייצג אוכלוסיית מיעוט. במחזור השני הוחלט שישתתפו בתוכנית 2 משתתפים מאוכלוסיות מיוחדות. בשתי התוכניות יחד היו 3 משתתפים מהמגזר הערבי ו-2 משתתפים מהמגזר החרדי.
-
מגדר: השאיפה הייתה לייצר קבוצה שבה מספר שווה של גברים ונשים. עם זאת, בשני המחזורים הראשונים כ-60% מהמשתתפים היו גברים ו-40% נשים.
-
דרג: עבדנו עם שתי הנחות עבודה. ההנחה הראשונה היא שהובלת שינוי בארגונים ציבוריים וקביעת מדיניות נעשות בראש ובראשונה על ידי בכירים (זאת לצד הכרה עמוקה ביכולתם של עובדים בדרגי הביניים ועובדי ה"שטח" להביא קול ייחודי לארגון ולתוכנית ולחולל שינוי, אולם במציאות שבה הארגונים הציבוריים היררכיים באופיים ופחות שטוחים בדומה למגזרים אחרים, מרבית ההשפעה על המדיניות נעשית על ידי ההנהלה הבכירה). ההנחה השנייה היא ששינויים דיגיטליים מצריכים עירוב בין-דורי ושילוב של "ילדים דיגיטליים" צעירים, ובדרך כלל בכירים פחות, בתהליכי קבלת החלטות והתוויית מדיניות. על כן, במחזור הראשון התמקדה התוכנית בבחירת מנהלים הנמצאים במרכז העשייה או ההובלה של הארגון. במחזור השני העמקנו את השילוב בין דרגים בכירים לדרגי ביניים. במגזר הציבורי התמקדנו במקבלי החלטות או בבעלי השפעה על מקבלי החלטות בדרג סגל בכיר מוביל וסגל בכיר (סמנכ"לים, מנהלי אגפים, משנה למנכ"ל) ודרג ניהולי תיכון בעל פוטנציאל לקידום. דרג 41–43 לפחות, לא כולל אגף תקציבים ועוזרי מנכ"ל עם אופק לקידום. במגזר השלישי מדובר בדרג בכיר (מנכ"לים, סמנכ"לים).
-
תפקידי המשתתפים:
-
דמויות "עסקיות" במשרד.
-
גורמי מטה רוחביים במשרד (יועצים משפטיים, חשבים, תקציב, כוח אדם ועוד), בעלי השפעה על תקציבים של מיליוני שקלים.
-
מנמ"רים, אנשי הטכנולוגיה של הארגון המסוגלים לבצע את הפרויקטים ולסייע בהטמעת החשיבה הדיגיטלית.
-
מספר משתתפים: במחזור הראשון מספר המשתתפים המתוכנן היה 36, בפועל השתתפו 39. במחזור השני מספר המשתתפים המתוכנן היה 45, בפועל השתתפו 42.
סגירת הפרק
הרכב הקבוצה בתוכנית לשלטון המקומי
-
רשויות וארגונים: 75% מהמשתתפים מגיעים מרשויות מקומיות ומאשכולות אזוריים ו-25% מארגוני מגזר שלישי, משרדי ממשלה וגופים ציבוריים.
< לקריאה נוספת
-
מודל נבחרות: בשונה מהתוכנית הממשלתית, בתוכנית לשלטון המקומי בחרנו נבחרות המונות שניים או שלושה בכירים מכל רשות או מאשכול רשויות. החלטה זו התקבלה מתוך הבנה ששינוי ארגוני ברשות מקומית דורש ריכוז מאמץ ושותפים לדרך שיגדילו את ההשפעה ברשות ויסייעו להצלחת המשתתפים. בראש כל אחת מהנבחרות עומד בכיר ברשות, ברובן הגדול – המנכ"ל. מצאנו כי הנבחרות שבהן נעשית העבודה המשמעותית ביותר הן אלה שמנכ"ל הרשות עומד בראשן.
-
רשויות מועדפות: הוגדרו רשויות שיזכו להעדפה במסגרת המיונים לתוכנית וזאת על מנת ליצור תמהיל מגוון מתוך הנחה ששונות בין הרשויות תסייע ללמידה המשותפת ולהובלת השינוי. ההעדפה נעשתה בכפוף לעמידתן של הרשויות בתנאי הסף לתוכנית (יפורטו בשלב המיון):
-
אשכול רשויות מקומיות אחד לפחות
-
רשות חרדית אחת לפחות
-
רשות ערבית אחת לפחות
-
רשות יהודית פריפריאלית אחת לפחות
בנוסף, הוגדר יתרון לרשויות ב"ריכוז מאמץ", כלומר רשויות שמשרד הפנים מעוניין להשקיע בהן משאבים ולסייע להן לבצע קפיצת מדרגה מוניציפלית בשנים 2016–2017.
-
ייצוג משרדי ממשלה, ארגונים ציבוריים ומגזר שלישי: מנהלים בכירים מארגונים אלו שלהם ממשק רב עם עבודת השלטון המקומי, ומנכ"לים וסמנכ"לים בעמותות שיש להן ממשק משמעותי עם השלטון המקומי והן מעוניינות להוביל שינויים באמצעות חדשנות דיגיטלית. מכל ארגון נבחר משתתף אחד.
-
ייצוג מגזרים: הוגדר במסגרת הרשויות המועדפות.
-
מגדר: השאיפה הייתה לייצר קבוצה המונה לפחות 40% נשים. בפועל חלקן של הנשים בתוכנית הוא 38%. יש לציין כי בשלטון המקומי אחוז הגברים בתפקידים בכירים הוא גבוה באופן ניכר ביחס לאחוז הנשים בתפקידים מקבילים.
-
דרג: גם בתוכנית לשלטון המקומי הושם דגש על בעלי תפקידים בכירים ברשויות המקומיות, שלהם יכולת להוביל מהלך דיגיטלי כולל. אלה כוללים מנכ"לי רשויות ומנכ"לי אשכולות, דרגים ניהוליים בכירים הכפופים ישירות למנכ"ל הרשות המקומית, מנכ"לי תאגידים עירוניים ובעל התפקיד הטכנולוגי הבכיר ביותר ברשות המקומית. במגזר הממשלתי מדובר במקבלי החלטות או בבעלי השפעה על מקבלי החלטות בדרג סגל בכיר ודרג ניהולי תיכון בעל פוטנציאל לקידום. דרג 41–43 לפחות, לא כולל אגף תקציבים ועוזרי מנכ"ל עם אופק לקידום. במגזר השלישי מדובר במנכ"ל או בסמנכ"ל.
-
מאפייני אישיות: משרתי ציבור בעלי תשוקה, מוטיבציה, גישה לטכנולוגיה וראייה שירותית מפותחת, הרואים את האזרח במוקד עשייתם ונכונים להוביל תהליכים חדשניים בשלטון המקומי, ולהשפיע עליהם. הוגדר יתרון לנבחרות שעבדו יחד בעבר ושקיים בין החברים בהן שיתוף פעולה ושיח פתוח.
-
מספר נבחרות ומשתתפים: מספר הנבחרות המוגדר היה 4–6 נבחרות מרשויות ועוד נבחרת או שתיים מאשכולות אזוריים. בפועל התקבלו לתוכנית 12 נבחרות מרשויות ועוד 2 אשכולות, כאשר במקום 3–4 משתתפים בנבחרת התקבלו 2–3. החלטה זו נבעה מהבנה כי עדיף להכניס לתוכנית כמה שיותר רשויות ולצמצם למינימום את גודל הנבחרת מכל רשות. נקבע כי מספר המשתתפים ממשרדי ממשלה, מארגונים ציבוריים ומארגוני המגזר השלישי יהיה 7. בפועל התקבלו לתוכנית 3 משתתפים ממשרדי ממשלה ו-2 משתתפים מארגוני המגזר השלישי.
סגירת הפרק
פרופיל המועמד/ת - מי האנשים שנרצה לגייס לתוכנית?
התוכנית שואפת לחבר בין הערכים והיכולות של המועמדים ובין העולם הדיגיטלי לטובת שינוי של תהליכים ארגוניים על ידי הקניית ממד נוסף לערכים וליכולות הקיימים אצל המשתתפים. הפרופיל המיטבי של משתתף בתוכנית כולל ארבעה אלמנטים:
< לקריאה נוספת
ערכי
בעל חזון של משרת ציבור, מחויבות לשירות האזרח, לצמצום פערים ולצמיחה. ענווה, צניעות, מצוינות, אתיקה דיגיטלית
אישי
מוטיבציה לקדם חדשנות ממשלתית, ביטחון עצמי, שלווה פנימית, אומץ, סקרנות, יכולות בין-אישיות (צוותי ורשתי)
קבוצתי ומערכתי
בניית אמון וקשר אישי, ערבות ומחויבות הדדית בתוך המגזר ובין מגזרים
מקצועי
ידע ומיומנויות, הפעלת שיקול דעת וקבלת החלטות נכונות, יכולת להוביל שינוי וליישם
מובילים דיגיטליים
(1) מקצועי: המשתתף יהיה בעל ידע ומיומנויות, יכולת הפעלת שיקול דעת וקבלת החלטות נכונות, יכולת להוביל שינוי וליישמו. השאיפה היא שלמשתתף יהיו חזון וחשיבה ארוכת טווח בדגש על פיתוח מנהיגות דיגיטלית, סקרנות ושאפתנות מקצועית. המשתתף יהיה רתום לרכישת ידע ולהיכרות עם מגמות טכנולוגיות בסביבה המשתנה, ביצועיסט ואקטיביסט, ובעל ניסיון מוכח בהובלת שינויים ארגוניים – תהליכי עבודה, תרבות ארגונית ויכולת רתימת ממונים, עמיתים, כפיפים ושותפים ממגוון ארגונים.
(2) ערכי: המשתתף יחוש שייכות ושליחות מקצועית דיגיטלית, הוא יהיה בעל חזון של משרת ציבור עם מחויבות לשירות האזרח, לצמצום פערים ולצמיחה. הוא ניחן בענווה, בצניעות, במצוינות ובאתיקה דיגיטלית.
(3) אישי: למשתתף תהיה מוטיבציה לקדם חדשנות ממשלתית. הוא יהיה בעל ביטחון עצמי, שלווה פנימית, אומץ, סקרנות, חזון ויכולות בין-אישיות (צוותי ורשתי), ובעל ניסיון מוכח של תרומה ציבורית או חברתית.
(4) קבוצתי ומערכתי: יכולת בניית אמון וקשר אישי, ערבות ומחויבות הדדית בתוך המגזר ובין מגזרים. המשתתף יהיה בעל יכולת להוביל שינוי נתמך דיגיטציה כפרט, כמשתתף בתוכנית וכמוביל בארגונו.
סגירת הפרק
תהליך המיון
תהליך גיוס המשתתפים לתוכנית ומיונם הוא שיטתי, סדור, שקוף ופתוח. שלבי המיון המרכזיים הם מילוי שאלון ממוחשב, ימי הערכה וריאיון אישי. נקבעו תנאי סף ושלבי מיון, וכל מי שעומד בתנאי הסף יכול להגיש מועמדות לתוכנית. לצד תהליך פתוח זה עודדנו בעלי תפקידים מרכזיים במשרדים מתחום הטכנולוגיה, המדיניות והרגולציה להגיש מועמדות לתוכנית. מבחינה זו תהליך הגיוס והמיון מורכב ממאמץ כפול – מיון של המועמדים המגישים את מועמדותם ורתימה אקטיבית של דמויות מובילות שלא בהכרח היו מגיעות לתוכניות בעצמן.
< להמשך הפרק
ההרשמה לתוכנית מתבצעת באמצעות שאלון מקוון המותאם לכל מגזר בכל אחת מהתוכניות, ותשובות המועמדים משוקללות לציון סופי. בשלושת המחזורים הראשונים התבצע הרישום לתוכנית והמיון הראשוני באמצעות מערכת FormAssembly, ונבנה בשיתוף מומחים מחברת "בסיס להערכה" להתאמה מרבית למגוון הצרכים של התוכנית. התהליך דורש כוח אדם רב החל משלב הקול הקורא ועד לסיום תהליך המיון, וכן חלל המותאם במדויק לצורכי המיון – חדרים שקטים לראיונות ולתרגילים הקבוצתיים וציוד רב. בשל אילוצים אלה נדרשות התקשרויות חיצוניות, וחשוב להיערך לכך מבעוד מועד.
כיום מעורבים בתהליך שותפי התוכנית, צוות מיון מטעם מכון אלכא למנהיגות וממשל בג'וינט ישראל, בוגרי התוכנית ובמידת הצורך גם פסיכולוגים ארגוניים חיצוניים.
קול קורא
הקול הקורא נקבע על פי הפרופיל המיטבי של משתתף בתוכנית כפי שהגדרנו בתחילת הדרך. מפורטים בו מאפיינים ביוגרפיים ופסיכולוגיים שלכל אחד מהם משקל בציון הסופי של המועמד. כמה מהמאפיינים הם "תנאי סף" ואחרים נמצאים תחת הקטגוריה של "יתרון".
בשלב הראשון מתבצעת הפצה של קול קורא במשרדים ממשלתיים ובקבוצות ייעודיות במרשתת. בנוסף מתבצעת פנייה אישית למשרדי מטרה, לרשויות מקומיות ולארגונים מהמגזר השלישי המזמינה מועמדים מתאימים להירשם לתוכנית. הקול הקורא מפורסם למשך 20 ימי עבודה לכל הפחות.
שאלון הרשמה
בקול הקורא מוטמע שאלון הרשמה דיגיטלי שבו אפשר להגיש מועמדות לתוכנית.
בתוכנית הממשלתית שאלון ההרשמה הוא אישי ומכיל פרטים ביוגרפיים, מקצועיים ואישיים, ומוטיבציה להצטרפות לתוכנית.
בתוכנית לשלטון המקומי קיימים שני טופסי הרשמה:
-
שאלון הרשמה לנבחרות: נבחרות מהשלטון המקומי נדרשות למלא שאלון משותף לכל נבחרת. בשאלון הזה, שממלא מנכ"ל הרשות, מצוינים פרטיהם האישיים של כלל חברי הנבחרת, פרטים הנוגעים לרשות המקומית ופרטים הנוגעים לעבודה המשותפת של חברי הנבחרת בעבר או בהווה.
-
שאלון הרשמה אישי: לאחר ההרשמה הראשונית חברי הנבחרת מקבלים הודעה במייל עם קישור לשאלון ההרשמה האישי. כל חבר נבחרת ממלא את השאלון, בדומה לתוכנית הממשלתית. מועמדים ממשרדי ממשלה ומהמגזר השלישי ממלאים רק את השאלון האישי, בלי השאלון לנבחרת.
ימי הערכה
לאחר סגירת הגשת המועמדויות לתוכנית נעשה סינון ראשוני, והמועמדים שקיבלו את הציונים הגבוהים ביותר ועומדים בכל תנאי הסף מוזמנים לשלב השני – יום הערכה. בשתי התוכניות ימי ההערכה מורכבים מראיון אישי, ממבחן אוריינות דיגיטלית ומתרגיל קבוצתי, מתוך הבנה שיש להעריך את המועמד באופן אישי אך גם באופן שבו הוא פועל כחלק מקבוצה.
לראיון ולתרגיל יש פורמט שאלות אחיד, המאפשר לוודא שכל המשתתפים יישאלו אותן שאלות. הריאיון והתרגיל מבוצעים על ידי שני מעריכים בכל אחד מהם, כדי שמעריך לא יעריך את אותו מועמד פעמיים, ושכל מועמד יוערך על ידי ארבעה מעריכים. כך מתקבלת התמונה המלאה ביותר לגבי יכולותיו של המועמד. המעריכים בימי המיון עברו הדרכת מראיינים על ידי מומחי חברת "בסיס להערכה", על מנת שהתהליך יהיה מדויק, אחיד ומקצועי.
ימי המיון התקיימו בירושלים ובתל אביב. בתוכנית הממשלתית הריאיון והתרגיל הקבוצתי התקיימו לעיתים באותו היום ולעיתים בימים נפרדים. הדבר אפשר גמישות מסוימת בכוח האדם הנדרש למיונים, אך הגדיל את מספר ימי המיון. בתוכנית לשלטון המקומי, בשל המרחק הרב ממקום מגוריהם של המשתתפים, התקיים לכל נבחרת יום מרוכז ובו התקיימו ראיונות אישיים ולאחר מכן תרגילים קבוצתיים.
שלבי הערכת המועמדים
(1) ריאיון אישי
לצד שאלות מובנות הושם דגש בראיון על הצגה עצמית של המרואיין. בסופו של הריאיון ממלאים המראיינים שאלון דיגיטלי עם הציונים הסופיים שנתנו למועמד.
(2) קבוצתי
תוכנית ממשלתית
התרגיל מחולק לשני חלקים:
(א) היכרות: הצגה אישית.
(ב) מקרה בוחן – על המועמדים לנתח מקרה בוחן העוסק בעולמות התוכן של התוכנית.
תוכנית לשלטון המקומי
התרגיל מחולק לשלושה חלקים:
(א) היכרות: הצגה אישית.
(ב) הצגת אתגר משולחן העבודה: הנבחרות התבקשו מבעוד מועד להציג אתגר משולחן העבודה, הרלוונטי לתוכנית "מובילים דיגיטליים".
(ג) מקרה בוחן: על המועמדים לנתח מקרה בוחן העוסק בעולמות התוכן של התוכנית.
במהלך התרגיל הקבוצתי כל מעריך ממלא דף תצפית על המועמדים, ובסיום התרגיל כל מעריך נותן הערכה בנפרד לכל אחד מהמועמדים לפי קריטריונים אחידים. לאחר מכן המעריכים מקיימים דיון משותף לגבי כל מועמד ומגבשים המלצה משותפת אם לקבלו לתוכנית. בתוכנית לשלטון המקומי נעשית הערכה גם של כלל הנבחרת על ידי כל מעריך בנפרד והערכה נוספת לאחר דיון משותף של כלל המעריכים .